Microsoft Lists – poznaj nowego członka rodziny

Nasz Świat, nie mówiąc o biznesach, napędzany jest przez dane. Coraz więcej ich generujemy, coraz więcej przechowujemy i przetwarzamy. Potrzebujemy do tego odpowiednich narzędzi. Od baz danych, przez Excele do zupełnie nieustrukturyzowanych źródeł. Jak tym zarządzać? Chcę Ci przedstawić ciekawe rozwiązanie, które warto dodać do swojego arsenału. Spokojnie… nie jest skomplikowane. 

Trochę historii

Przed omówieniem czym w zasadzie jest Microsoft Lists i do czego ta aplikacja służy, przyjrzyjmy się przez chwilę jego historii, czyli skąd się wziął.  

Jedną z usług udostępnianych w pakiecie Office 365 jest SharePoint Online. Pełni on funkcję miejsca do przechowywania, organizowania i udostępniania informacji. Informacji w różnych formatach. Pliki, ogłoszenia, strony i listy właśnie.  

Lista jesniczym innym jak tabelą zbudowaną z różnego rodzaju kolumn. Każda z nich może przechowywać inne dane różniące się formatem (tekst, data, waluta itp.). Taka Lista pozwala na łatwe organizowanie informacji i udostępnianie jej pomiędzy użytkownikami. 

Jak działa Microsoft Lists?

Microsoft Lists to po prostu listy SharePoint zebrane w jednym miejscu z kilkoma dodatkowymi funkcjami. Niewiele? Na pierwszy rzut oka tak, ale sam fakt posiadania dedykowanej aplikacji zdecydowanie poprawia komfort wyszukiwania i odnalezienia właściwych informacji. 

Aplikacja przychodzi w dwóch wariantach. Standalone i zintegrowanej z Microsoft Lists. W wersji standalone, możemy tworzyć swoje prywatne listy, lub jeśli mamy takie życzenie, dzielić je z innymi.  Posiadamy także widok naszych ulubionych  i najnowszych list. W wersji zintegrowanej z MS Teams listy są automatycznie dostępne  dla wszystkich członków teamu (nie mogą być prywatne).  

Przykład 

Aby najpełniej zobrazować do czego służy Microsoft Lists posłużmy się przykładem. Wyobraźmy sobie oddział szpitalaOddział posiada listę swoich pacjentów. Lista zawiera dane takie jak imię i nazwisko pacjenta, PESEL, datę urodzeniadiagnozę, datę przyjęcia, datę wypisu itp. Microsoft Lists umożliwia łatwy dostęp do informacji dla wszystkich pracowników oddziału. Utworzenie takiej listy i korzystanie z jej dobrodziejstw zajmuje nam nie dłużej niż dosłownie kilkadziesiąt sekund. Listy możemy budować na podstawie szablonów, co jeszcze cały proces upraszcza, a nawet importować bezpośrednio z tabel arkuszy Excel. 

Kolumny

Budując swoją listę lub edytując jeden z gotowych szablonów zauważymy, że każda kolumna w liście ma swój typ danych, może to być zwykły tekst, liczba, data, osoba, waluta itd. Dodatkowo każdą listę możemy oglądać lub edytować w dwóch widokach, standardowym i Grid (wkrótce będzie trzeci – galeria) 

Każdą kolumnę możemy formatować, dodając jej np. dowolny kolor tła lub czcionki, dodać ikony, które dodatkowo poprawią czytelność listyMożliwości formatowania są tak duże, że używając formatu JSON. Tu polecamy przejrzeć przykłady dostępne na https://aka.ms/list-formatting. 

Co nas czeka w przyszłości?

Microsoft List jest stosunkowo nowym narzędziem i Microsoft zapowiada wdrażanie nowych funkcjonalności w przyszłości. Są nimi dwa dodatkowe widoki: galeria i kalendarz, a także opcja tworzenia własnych szablonów. Będzie także możliwość tworzenia reguł , takich jak „jeśli/wtedy”, czyli np.  kiedy zmienimy wartość jakiegoś pola, w określony sposób zmieni się wartość pola powiązanego. Będziemy też mogli ustawiać przypomnienia, tak wszyscy członkowie teamu zostali poinformowani o zmianach na liście. 

Podsumowanie

Jeśli korzystasz z pakietu Office 365, to Microsoft Lists jest zdecydowanie warty rozważenia jako alternatywa dla wszechobecnych arkuszy Excel. Oprócz opisanych w artykule podstawowych funkcji, warto pamiętać także o Power Platform i możliwości budowania kompletnych aplikacji napędzanych takimi danymi. Wbrew pozorom nie jest to zadanie skomplikowane. Jeśli interesuje Cię ten temat to zachęcam do obejrzenia nagrania z naszego webinara w całości poświęconego Lists. A Ty co zapisałbyć na swojej pierwszej liście? Daj znać w komentarzach. 

PS. Jeśli chcesz rozpocząć swoją przygodę z Power Platform to koniecznie sprawdź nasz kurs Power Platform Jitsu:  https://www.akademiaaplikacji.pl/PowerPlatformJitsu 

1 Comment

  1. Amjad

    I found this MS Exceed expectations exercising guide price say as downloadable at https://www.excel-accounting-budget-analysis.com. That is simple companion degreed valuable to create financial research for change such an receipt method, accountancy, and accountancy and to maintain alter sheet, pay articulation, cash flow clarification on month to month premise and charge variety research for modern-day and future 12 months moreover.

    Reply

Submit a Comment

Your email address will not be published.

Podobne artykuły

Wszystko co musisz wiedzieć o Digital Workplace

Wszystko co musisz wiedzieć o Digital Workplace

Bogactwo Office 365 może na początku być wyzwaniem dlatego też balans pomiędzy użyciem wszystkich możliwych narzędzi a prawidłowym ich wykorzystaniem oraz umiejętnością ich wykorzystania powinien być jednym z kluczowych aspektów każdego wdrożenia tej nowoczesnej technologii.

Office 365 to nie tylko dostęp do produktów takich jak Word, Excel etc., ale również liczne narzędzia, serwisy, których celem jest ułatwienie pracy użytkownikom na całym świecie.

Główną zaletą produktów Office365 jest ich wysoka integracja (nie tylko w obrębie rozwiązań Microsoft, ale także innych dostawców). W szczególności widać to na przykładzie tzw. PowerPlatform czyli PowerApps, Microsoft Flow i PowerBI. Każda z wymienionych platform umożliwia integrację z jednym z prawie 300 platform SaaS, pośród których tych od Microsoft jest około 50.

Oczywiście integracja z zewnętrznymi platformami jest możliwa nie tylko z poziomu w/w platform, ale także innych produktów jak Microsoft Teams czy SharePoint.

Microsoft Project for the Web. Początki

Microsoft Project for the Web. Początki

Pod koniec 2019 roku swoją premierę miała nowa usługa w rodzinie Microsoft Project. Usługa jest pozycjonowana pomiędzy Plannerem, a Project Online. Trochę więcej możliwości niż Planner i zdecydowanie prostsza obsługa niż w przypadku pełnej wersji Projecta. Brzmi ciekawie? W zasadzie nie ma znaczenia jak to brzmi, bo zamierzam Ci dzisiaj po prostu ją pokazać.

Powiadomienia o nowych artykułach, webinarach i kursach.

Newsletter